Le cycle d’amélioration des processus proposé par Horenso suit une méthode en 5 étapes. Ce cheminement est conçu premièrement pour améliorer les processus métiers critiques d’une organisation. Dans un second temps il sert aussi à éduquer, engager et impliquer le personnel dans le processus. Cela favorise l’adhésion des équipes, leur appropriation et la mise en œuvre qui suivra. En terme de culture Lean, cette approche favorisant l’implication de tous s’appelle le KAIZEN.

1- Comprendre le besoin de changement : La première étape du conseil d’Horenso consiste à comprendre le besoin de changement au moyen d’un diagnostic opérationnel. Ce diagnostic opérationnel identifie, mesure et évalue les causes racines des problèmes qui affectent tous les aspects de votre performance opérationnelle et de la conformité. Cette étape critique prend en charge la hiérarchisation des opportunités d’amélioration des processus, traite de ce que nous allons accomplir et examine l’impact de vos processus critiques sur votre organisation, vos ressources ainsi que de l’ensemble des parties prenantes.

2- Examiner le processus actuel : Une fois que l’étape de priorisation est terminée et que nous avons identifié les processus qui vont être améliorés, nous examinons et examinons les processus actuels en place. Cela crée non seulement des objectifs d’amélioration réalistes, mais garantit également que des efforts sont déployés pour atteindre des objectifs ambitieux, réduisant ainsi le temps, l’énergie et les tâches redondantes. Cette étape répond à une poignée de questions suivantes : 

  • Quels sont les problèmes apparents de votre processus ?
  • À quelle(s) étape(s) du processus se créent les problèmes ?
  • Quelles étapes nécessiteront le plus de temps et d’efforts ?
  • Quelles sont les étapes qui provoquent le plus de retards pouvant affecter n’importe quel secteur de votre entreprise ?
  • Y a-t-il des étapes qui font augmenter les coûts et/ou les ressources ?
  • Y a-t-il des étapes qui font baisser la Qualité et dégrade l‘image Client ?

3- Engagement et soutien : Il est essentiel de fournir un soutien aux managers et dirigeants qui suscitent une prise de conscience et une clarté complète concernant le besoin de changement et les impacts éventuels sur l’organisation. La direction dans son ensemble doit être en mesure de répondre aux questions « Pourquoi ? » et « Quels sont les avantages pour moi ? » du point de vue des employés, car l’amélioration des processus peut nécessiter beaucoup de temps et de ressources. En outre, des rôles, des responsabilités et un pouvoir de décision clairement définis à tous les niveaux de la direction garantissent que la direction soutiendra les principales initiatives de changement jusqu’à leur achèvement.

4- Créer une stratégie d’amélioration : Une fois le segment d’analyse de processus terminé, nous passons à la phase réelle d’amélioration du processus. Ici, nous abordons ce que le processus devrait être et pourquoi. Nous concevons ensuite comment il devrait être amélioré, en tenant compte de toutes les implications financières et de ressources. Des objectifs réalistes et mesurables (SMART) sont définis et alignés sur vos objectifs stratégiques globaux. Des méthodologies éprouvées d’amélioration des processus sont utilisées pour ancrer dans le temps les résultats des nouveaux processus. Ces méthodologies peuvent être :

  • Lean Six Sigma ;
  • Méthode de résolution de problèmes ;
  • Optimisation des processus critiques ou goulots d’étranglement ;
  • Rationalisation des processus par la réduction des gaspillages, des erreurs et des défauts ;
  • Formations à l’amélioration continue ;
  • Développement de programmes internes et personnalisés d’excellence opérationnelle ;
  • Cartographie des processus (VSM), organigramme, analyse de flux et diagrammes de cause à effet.

5- Mise en œuvre et exécution : Nous constatons que dans plus de 90% des engagements d’Horenso , l’amélioration des performances se produit à l’interface des personnes, des processus métier et de l’exécution. Nous mesurons que 50% de l’effort à fournir est directement imputables à la difficulté de changer les comportements et à la capacité des managers et dirigeants à « changer » de pratique. Aujourd’hui, dans les entreprises, le facteur humain est devenu la principale cause d’échec des initiatives de changement et d’amélioration de la performance. Pour vous donner toutes les chances d’atteindre vos objectifs, nous vous proposerons systématiquement une approche de la mise en œuvre de vos standards par l’implication de votre personnel à travers la démarche KAIZEN.

Une fois les plans d’amélioration des processus solidifiés, il faudra inévitablement se concentrer sur la mise en œuvre. C’est là que vos équipes deviennent autonomes et donc prêtes à lancer un autre changement. Une mise en œuvre réussie nécessite des plans d’actions bien conçus, et tout le monde, des opérateurs aux fonctions supports, en passant par les membres de la direction, joue efficacement son rôle. Horenso est spécialisé dans cette phase du processus d’amélioration, suivant vos besoins à tous les niveaux de votre entreprise. La phase de mise en œuvre comprend généralement :

  • Coaching sur site des cadres et managers de proximités pour soutenir l’application et l’ancrage des bons comportements nécessaires à l’exécution des nouveaux processus et méthodes ;
  • Renforcer les compétences en matière de gestion, notamment en fournissant des commentaires appropriés, en sollicitant des commentaires, en mobilisant vos employés, en clarifiant leurs attentes et en communiquant efficacement sur les résultats positifs ;
  • Améliorer l’efficacité des enquêtes sur la conformité et les causes racines des incidents et éviter les pièges courants, tels que le jugement et le blâme inapproprié ;
  • Développer la rigueur des processus de conformité, tels que les audits de conformité et les actions correctives ;
  • Communication en cascade efficace de l’organisation vers les différents services, et inversement ;
  • Faire face de manière proactive aux problèmes de performances et aux circonstances difficiles.

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